Hoe lang moet je als ondernemer je administratie bewaren
Als ondernemer ben je wettelijk verplicht je administratie een aantal jaren te bewaren. Dat geldt voor zowel eenmanszaken als bv’s, maar ook voor zzp’ers en freelancers. Een goede bewaartermijn is belangrijk om problemen met de Belastingdienst te voorkomen en om zelf altijd inzicht te houden in de financiële gezondheid van je bedrijf.
Wat valt er onder je administratie
Onder je administratie valt alles wat te maken heeft met de inkomsten en uitgaven van je bedrijf. Denk aan facturen, bonnetjes, bankafschriften, contracten, urenregistraties, rittenregistraties, aankoop- en verkoopoverzichten, voorraadadministratie, agenda’s en correspondentie met klanten en leveranciers. Ook digitale gegevens tellen mee, zoals offertes in je boekhoudprogramma, e-mailfacturen en gegevens in je webshop of kassasysteem.
Standaard bewaartermijn voor ondernemers
Voor de meeste administratie geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Dit is de algemene termijn die de Belastingdienst hanteert voor de fiscale bewaarplicht. Binnen deze periode mag de Belastingdienst je administratie opvragen en controleren. Je moet de gegevens dan compleet, logisch geordend en snel toegankelijk kunnen aanleveren, ook als je inmiddels van boekhoudpakket bent gewisseld of bent overgestapt op een ander systeem.
Administratie met langere bewaartermijn
Voor sommige onderdelen van je administratie geldt in de praktijk feitelijk een langere bewaartermijn. Denk aan stukken die betrekking hebben op onroerende zaken, zoals de aankoop van een bedrijfspand, verbouwingen of langlopende investeringen. Deze gegevens kunnen fiscaal relevant blijven zolang je het pand of de investering op de balans hebt staan. Het is daarom verstandig deze documenten minimaal zeven jaar na het laatste jaar van afschrijving of gebruik te bewaren.
Digitale administratie en bewijskracht
Je mag je administratie digitaal bewaren, ook als deze oorspronkelijk op papier is ontvangen. Voorwaarde is dat de gegevens inhoudelijk hetzelfde blijven en gedurende de hele bewaartermijn leesbaar en controleerbaar zijn. Het inscannen van bonnetjes en het bewaren in een boekhoudapp is dus toegestaan, zolang de scan scherp is en alle gegevens duidelijk zichtbaar zijn. Maak regelmatig back-ups en zorg dat je ook bij een overstap naar andere software de oude administratie toegankelijk houdt.
Wat te doen bij stoppen of overdragen van je bedrijf
Ook als je stopt met je bedrijf of je onderneming verkoopt, blijft de bewaarplicht gewoon gelden. Je moet de administratie over de jaren dat je actief was blijven bewaren gedurende de volledige bewaartermijn. Spreek bij een bedrijfsoverdracht duidelijk af wie de administratie bewaart en hoe deze beschikbaar blijft voor eventuele controles. Leg deze afspraken bij voorkeur vast in de koopovereenkomst of in een aparte overdrachtsakte.
Praktische tips voor veilig bewaren
Zorg dat je administratie geordend is per boekjaar en per soort document, zowel fysiek als digitaal. Bewaar fysieke ordners op een droge, veilige plek en bescherm digitale bestanden met sterke wachtwoorden en back-ups op meerdere locaties. Noteer voor jezelf vanaf welk moment de bewaartermijn loopt, bijvoorbeeld vanaf het einde van het betreffende boekjaar. Zo voorkom je dat je gegevens te vroeg weggooit of dat je langer bewaart dan nodig is.
