Voor een directeur-grootaandeelhouder (DGA) gelden specifieke regels bij de loonadministratie. Hoewel de DGA vaak zowel eigenaar als werknemer is, moet er net als bij andere werknemers een correcte administratie worden bijgehouden. Het begrijpen van deze regels voorkomt verrassingen, boetes en financiële fouten. In deze blog leggen we uit hoe de loonadministratie voor DGA’s werkt en waar je op moet letten.
Het vaste salaris van de DGA
Een belangrijk uitgangspunt is dat een DGA altijd een minimaal salaris moet ontvangen, het zogenaamde gebruikelijk loon. In 2025 bedraagt dit minimaal €56.000 per jaar, tenzij er een goede onderbouwing is voor een lager salaris. Dit bedrag geldt voor alle DGA’s die meer dan 5% van de aandelen bezitten. Het gebruikelijk loon moet correct worden verwerkt in de administratie, inclusief de bijbehorende loonheffingen en werkgeverslasten.
Belasting en premies
Net als bij andere werknemers moeten van het salaris van de DGA, belasting en sociale premies worden ingehouden. Dit omvat loonbelasting, premie voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) en eventueel pensioenpremies. Omdat de DGA vaak direct betrokken is bij de financiële planning van het bedrijf, is het belangrijk dat deze betalingen tijdig en correct worden verwerkt. Fouten kunnen leiden tot naheffingen en extra kosten.
Vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden
Naast het vaste salaris kan een DGA ook gebruikmaken van vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een auto van de zaak, reiskostenvergoeding of pensioenbijdragen. Net als bij gewone werknemers moeten deze correct worden vastgelegd en verwerkt. Wie dit nauwkeurig bijhoudt, voorkomt problemen bij belastingcontroles en houdt overzicht over de totale kosten van de DGA.
Specifieke aandachtspunten DGA salaris
Bij DGA’s zijn er enkele zaken die extra aandacht vragen:
1. Privé-opnames: Geld dat de DGA uit de BV haalt, moet goed worden geadministreerd. Ongeoorloofde opnames kunnen fiscale gevolgen hebben.
2. Dividenduitkeringen: Dividend is geen loon, maar kan wel invloed hebben op het fiscale plaatje. Een goede administratie houdt onderscheid tussen loon en dividend duidelijk bij.
3. Wijzigingen in het gebruikelijk loon: Jaarlijks kan het gebruikelijk loon worden aangepast. Zorg dat de administratie hierop wordt afgestemd.
Voordelen van een gestructureerde loonadministratie
Een overzichtelijke administratie voor de DGA biedt meerdere voordelen:
1. Inzicht in personeelskosten: Je weet precies wat de DGA kost, inclusief salaris, vergoedingen en werkgeverslasten.
2. Fouten voorkomen: Correcte verwerking van salaris en vergoedingen voorkomt boetes en naheffingen.
3. Efficiëntie: Met een gestructureerde administratie bespaar je tijd bij controles en bij de jaarlijkse belastingaangifte.
Uitbesteden van de loonadministratie
Het uitbesteden van DGA salarisadministratie kan een slimme keuze zijn. Een specialist zorgt ervoor dat het gebruikelijk loon correct wordt berekend, dat alle vergoedingen goed worden verwerkt en dat de loonheffingen tijdig worden afgedragen. Dit biedt rust en zekerheid, zodat de DGA zich volledig kan richten op het runnen van de onderneming.
Conclusie
De loonadministratie voor DGA’s is complexer dan voor reguliere werknemers, maar met een gestructureerde aanpak en goede kennis van de regels is het goed te beheersen. Correcte verwerking van het salaris, vergoedingen en werkgeverslasten voorkomt fouten en fiscale problemen. Wie de administratie uitbesteedt aan een specialist, kan bovendien tijd en zorgen besparen. Zo blijft alles overzichtelijk en weet je zeker dat de DGA op een correcte manier wordt beloond.
