Ik had eerder gehoord over collega-ondernemers die hun jaarlijkse teamdag buiten de stad organiseerden, maar had dat altijd weggezet als iets voor grote bedrijven met royale budgetten. Tot ik concreet begon te zoeken en merkte dat het veel toegankelijker is dan ik dacht.
Via vergaderen bij Strandtent Werelds in Scheveningen vond ik precies wat ik zocht. Een professionele vergaderlocatie direct aan de boulevard, met alle faciliteiten die je op kantoor ook zou verwachten: wifi, beamer, televisie, audio, microfoon en flipover, maar dan met de Noordzee als uitzicht. En het hele jaar geopend, dus ook buiten het zomerseizoen een reële optie.
Wat het verschil maakte voor ons team
De dag zelf was anders dan ik had verwacht, en ik bedoel dat positief. Mensen kwamen iets relaxter binnen. Niet omdat er minder op het spel stond, maar omdat de omgeving de scherpe kantjes van de normale kantoorhiërarchie leek af te halen. Collega's die op kantoor soms wat terughoudend zijn in discussies, namen hier het woord.
Tijdens de lunchpauze liepen een paar mensen even het strand op. Vijf minuten frisse lucht, zand onder de schoenen en het geluid van golven op de achtergrond. Toen ze terugkwamen, was de middagsessie opmerkelijk productiever dan de ochtend. Dat had ik niet ingecalculeerd, maar ik zou het de volgende keer bewust in het programma opnemen.
De praktische kant viel ook mee
Een zorg die ik van tevoren had, was de bereikbaarheid. Niet iedereen in ons team woont in de buurt van Scheveningen. Maar tram en bus rijden direct naar de boulevard, en er is parkeergelegenheid in de directe omgeving. Niemand had moeite om er te komen.
Het team bij Werelds verzorgde ook de lunch en een afsluitende borrel. Dat klinkt als een detail, maar het scheelt enorm in de voorbereiding. Je kunt de hele dag je hoofd bij de inhoud houden in plaats van bij de logistiek.
Wat ik anderen zou aanraden
Ik ben geen groot voorstander van het idee dat vergaderen altijd bijzonder moet zijn. Regulier overleg hoeft geen beleving te zijn. Maar voor de bijeenkomsten waar je écht wil doorbreken: een jaarplanning, een strategie-dag, een teamdag na een moeizame periode, loont het om de locatie serieus mee te nemen in de voorbereiding.
Vergaderen bij Strandtent Werelds was voor ons de juiste keuze. Niet omdat het strand alle problemen oplost, maar omdat het de setting bood die we nodig hadden om anders te praten dan normaal.
