Wanneer gebruik je een creditnota
Een creditnota is een officiële tegenboeking van een eerder verstuurde factuur. Je gebruikt deze zodra een eerder gefactureerd bedrag niet volledig of helemaal niet meer klopt. Dit is belangrijk voor een juiste btw-aangifte en een kloppende administratie, zowel voor jou als voor je klant.
Veelvoorkomende situaties waarin een creditnota nodig is
Een creditnota is nodig wanneer je een fout ontdekt in de oorspronkelijke factuur, bijvoorbeeld een verkeerd bedrag, een verkeerde prijs per product of een vergeten korting. Ook bij het geheel of gedeeltelijk annuleren van een opdracht hoort een creditnota als je al had gefactureerd. Verder wordt een creditnota gebruikt bij retouren van goederen, wanneer je klant minder afneemt dan gepland of wanneer er wordt besloten een eerder gefactureerde dienst niet (volledig) af te nemen. In al deze gevallen moet het factuurbedrag formeel worden gecorrigeerd.
Welke gegevens horen op een creditnota
Een creditnota moet voldoen aan vrijwel dezelfde eisen als een normale factuur. Het is geen informele notitie, maar een fiscaal document dat door de Belastingdienst en je accountant moet kunnen worden gecontroleerd.
Verplichte onderdelen van een creditnota
Op een creditnota zet je duidelijk dat het om een creditfactuur gaat en vermeld je een eigen, doorlopend creditfactuurnummer. Daarnaast neem je de gegevens van jouw onderneming op, de gegevens van je klant en de datum van uitgifte. Vervolgens verwijs je naar de originele factuur met factuurnummer en factuurdatum, zodat direct duidelijk is welke factuur wordt geccorrigeerd. Je specificeert de gecorrigeerde producten of diensten, de aantallen, prijzen, kortingen, het te crediteren bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw. Wanneer je maar een deel van de originele factuur crediteert, beschrijf je helder welk deel dat is.
Hoe verwerk je een creditnota in je administratie
Een correcte verwerking van creditnota's is essentieel om verschillen tussen je boekhouding, je bankafschriften en je btw-aangifte te voorkomen. De creditnota is een negatieve factuur en wordt daarom op dezelfde grootboekrekeningen geboekt als de oorspronkelijke factuur, maar dan met een tegengesteld bedrag.
Administratieve verwerking bij uitgaande creditnota's
Bij een uitgaande creditnota aan een klant verlaag je je omzet en je af te dragen btw. In je boekhoudpakket koppel je de creditnota aan de oorspronkelijke factuur, zodat zichtbaar is welk bedrag nog openstaat of al is verrekend. Wordt de creditnota terugbetaald, dan boek je de betaling op dezelfde debiteur en zorg je dat zowel de originele factuur als de creditnota worden afgeletterd. Kies je voor verrekening met een volgende factuur, dan verwerk je de creditnota als ontvangst op het openstaande saldo van de klant, zodat dit bij de volgende factuur automatisch wordt meegenomen.
Administratieve verwerking bij binnenkomende creditnota's
Ontvang je zelf een creditnota van een leverancier, dan verlaag je de eerder geboekte kosten of inkoop en de daarover terug te vragen btw. Je koppelt de creditnota aan de oorspronkelijke inkoopfactuur in je administratie. Bij terugbetaling boek je het ontvangen bedrag op de betreffende crediteur en letter je de factuur en creditnota tegen elkaar af. Bij verrekening met een volgende inkoopfactuur verwerk je het krediet als vermindering van het openstaande saldo, zodat duidelijk is hoeveel je uiteindelijk moet betalen.
