De werkkostenregeling (WKR) is voor veel ondernemers en salarisadministrateurs een bron van complexiteit. Hoewel de WKR bedoeld is om de administratie rondom vergoedingen en verstrekkingen aan personeel te vereenvoudigen, leidt vooral het begrip ‘forfaitaire marge’ vaak tot verwarring. Het correct toepassen van deze marge is echter cruciaal om te voorkomen dat je onnodig loonheffing moet betalen over gemaakte kosten.
Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
Sinds de verplichte invoering ervan heeft de WKR de oude regels voor onkostenvergoedingen vervangen. De WKR bepaalt hoe je als werkgever belastingvrij vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers mag geven. Kort gezegd vallen alle vergoedingen en verstrekkingen, tenzij ze zijn aangewezen als gerichte vrijstelling of nihilwaardering, onder de vrije ruimte. Dit is de kern van het systeem.
De vrije ruimte: kern van de WKR
De vrije ruimte is een percentage van de fiscale loonsom van je onderneming. Binnen deze ruimte mag je onbelast zaken verstrekken, zoals kerstpakketten, personeelsuitjes of cadeaubonnen. Zodra je dit percentage overschrijdt, betaal je over het meerdere 80 procent eindheffing. Dit maakt de WKR een belangrijk instrument voor strategisch personeelsbeleid.
De exacte regels voor de forfaitaire marge
Het begrip 'forfaitaire marge' (of 'gebruikelijkheidstoets') is wettelijk verankerd om misbruik van de vrije ruimte te voorkomen. De Belastingdienst gaat ervan uit dat vergoedingen of verstrekkingen die je aanwijst in de vrije ruimte, gebruikelijk moeten zijn. Dit betekent dat het bedrag niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden als gebruikelijk wordt gezien.
De Belastingdienst hanteert hierbij een harde grens: alles wat de € 2.400 per persoon per jaar overschrijdt, wordt geacht ongebruikelijk te zijn, tenzij je het tegendeel kunt bewijzen. Dit bedrag van € 2.400 is de forfaitaire grens waarbinnen de Belastingdienst er in principe van uitgaat dat de kosten gebruikelijk zijn. Dit is dé cruciale vuistregel voor ondernemers die hun WKR-administratie efficiënt willen inrichten.
Wanneer moet je de marge toepassen?
De gebruikelijkheidstoets moet je altijd in ogenschouw nemen, ongeacht de grootte van je onderneming. Stel je verstrekt een werknemer een vergoeding van € 5.000 om privéaankopen te doen. Dit is ver boven de forfaitaire grens van € 2.400. In zo'n geval moet je als werkgever aantonen dat het, gezien de aard van je bedrijf en de functie van de werknemer, toch gebruikelijk is. Lukt dit niet, dan moet je het bedrag boven de € 2.400 direct als loon behandelen in plaats van het in de vrije ruimte onder te brengen.
Het is belangrijk om de totale som van alle vergoedingen per werknemer in de gaten te houden. Hoewel de toets per individuele werknemer wordt beoordeeld op het punt van gebruikelijkheid, moet je altijd de totale vrije ruimte van de organisatie in acht nemen. Zorg voor duidelijke interne afspraken en leg vast waarom bepaalde verstrekkingen noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering, mocht dit de forfaitaire grens overschrijden. Door proactief en correct te administreren, voorkom je naheffingen en optimaliseer je de fiscale voordelen die de WKR biedt.
