De opkomst van de digital nomad als werknemer
Steeds meer Nederlandse werkgevers krijgen de vraag of medewerkers vanuit het buitenland mogen werken. De digital nomad past bij flexibel en modern werkgeverschap, maar brengt direct fiscale en juridische risico’s met zich mee. Zonder duidelijke afspraken kan een ogenschijnlijk praktische oplossing leiden tot extra belastingheffing, boetes of zelfs arbeidsrechtelijke claims in het buitenland.
Waar woont de werknemer fiscaal gezien?
Het eerste aandachtspunt is de fiscale woonplaats van de werknemer. Wie langer in een ander land verblijft, kan daar als belastingplichtige worden gezien. Dat kan ertoe leiden dat het werkland inkomstenbelasting wil heffen over het loon. Voor de werkgever betekent dit mogelijk inhoudingsplicht in meerdere landen, extra administratie en het risico op dubbele belasting. Het is daarom belangrijk vooraf vast te leggen waar de werknemer doorgaans verblijft en hoe lang hij of zij vanuit het buitenland mag werken.
Risico op een vaste inrichting in het buitenland
Als een werknemer structureel en namens de Nederlandse werkgever vanuit het buitenland werkt, kan het buitenland vinden dat er sprake is van een vaste inrichting. Dat kan betekenen dat de Nederlandse onderneming in dat land winstbelasting moet betalen en zich moet registreren bij lokale autoriteiten. Vooral als de werknemer bevoegd is om contracten te sluiten of commerciële activiteiten uitvoert, neemt dit risico toe.
Beperk en documenteer zakelijke activiteiten
Werkgevers doen er goed aan de aard van de werkzaamheden van de digital nomad helder te beschrijven. Leg vast dat de medewerker in principe geen lokale klanten werft, geen besprekingen voert die tot contractsluiting leiden en geen kantoor of adres namens de werkgever gebruikt. Documenteer ook dat het gaat om remote werken vanuit privé-locaties, op initiatief van de werknemer, en niet om een buitenlandse vestiging van de werkgever.
Sociale zekerheid en verzekeringen
Naast belasting speelt sociale zekerheid een grote rol. Wie in een ander land werkt, kan daar onder de sociale zekerheidswetgeving vallen. Dat raakt onder meer pensioenopbouw, arbeidsongeschiktheid en ziektekosten. Zonder juiste formulieren en registraties kan de werkgever geconfronteerd worden met premienota’s in het buitenland of het wegvallen van dekking voor de werknemer.
Check dekking en leg afspraken vast in een beleid
Controleer per land of de werknemer sociaal verzekerd blijft in Nederland of overgaat naar het werkland. Breng ook de gevolgen voor pensioen- en verzuimverzekeringen in kaart; sommige verzekeraars dekken geen langdurig werken vanuit het buitenland. Verwerk deze punten in een duidelijk remote work policy voor digital nomads, waarin maximale termijnen, toegestane landen en verantwoordelijkheden van werknemer en werkgever zijn geregeld.
Arbeidsrecht, arbo en privacy
Tot slot spelen arbeidsrechtelijke en praktische aspecten een rol. Langdurig werken in het buitenland kan ertoe leiden dat het lokale arbeidsrecht (gedeeltelijk) van toepassing wordt, bijvoorbeeld bij ontslagbescherming of minimumloon. Daarnaast moet de werkgever kunnen aantonen dat hij voldoet aan arboverplichtingen, ook als iemand buiten Nederland werkt. Ook gegevensbescherming is een punt van aandacht, vooral als de werknemer werkt met klantdata of toegang heeft tot bedrijfsgevoelige informatie.
Contractuele vastlegging en praktische controles
Zorg voor een aanvullende arbeidsovereenkomst of addendum waarin werkplek, werktijden, beveiligingseisen en gebruik van apparatuur zijn geregeld. Denk aan verplicht gebruik van een vpn, versleutelde apparaten en afspraken over het vermijden van openbare wifi-netwerken. Neem op dat de werkgever toestemming kan intrekken wanneer fiscale, juridische of veiligheidsrisico’s ontstaan. Zo wordt flexibel werken mogelijk, zonder onnodige risico’s voor de organisatie.
