Stuur je als zzp'er een factuur van €1.000 exclusief btw, dan is een veilige vuistregel: zet daarvan zo'n €450 tot €550 apart. Dat bedrag bestaat uit twee delen: de btw van €210 die je sowieso moet afdragen, plus een reservering van 30 tot 40 procent van het factuurbedrag voor inkomstenbelasting en de bijdrage Zorgverzekeringswet. Wie dit vanaf de eerste factuur consequent doet, komt bij de aangifte nooit voor onaangename verrassingen te staan.
De btw: €210 is nooit van jou geweest
Bij een factuur van €1.000 breng je in de meeste gevallen 21 procent btw in rekening. Je klant maakt dus €1.210 over, maar die €210 is geen omzet: je int het namens de Belastingdienst en draagt het per kwartaal weer af. De grootste fout van startende zzp'ers is dit bedrag als inkomen zien en uitgeven. Open daarom een aparte spaar- of bufferrekening en boek de btw direct na ontvangst van elke betaling over. Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw en vervalt dit deel.
Inkomstenbelasting: reken op 30 tot 40 procent van je winst
Over je winst betaal je inkomstenbelasting en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Hoeveel dat precies is, hangt af van je totale jaarwinst en de aftrekposten waar je recht op hebt, zoals de zelfstandigenaftrek en de mkb-winstvrijstelling. Bij een bescheiden jaarwinst kan de effectieve druk onder de 30 procent uitkomen, bij een goed jaar richting de 40 procent of meer. Daarom is 30 tot 40 procent van elke factuur reserveren een verstandige bandbreedte: liever iets te veel apart gezet en aan het einde van het jaar geld over, dan een naheffing die je niet kunt betalen.
Rekenvoorbeeld: zo verdeel je die €1.210
Je klant betaalt €1.210 op je zakelijke rekening. Een praktische verdeling ziet er zo uit: €210 naar je btw-potje, €350 (35 procent van €1.000) naar je belastingpotje, en de resterende €650 is wat je werkelijk te besteden hebt. Van elke duizend euro omzet houd je als zzp'er dus geen duizend euro over, maar realistisch gezien zo'n €600 tot €700. Wie zijn uurtarief bepaalt, doet er goed aan om vanuit dit netto bedrag terug te rekenen.
Vergeet je buffer en je pensioen niet
Belasting is niet het enige waarvoor je moet reserveren. Als zzp'er heb je geen doorbetaling bij ziekte, geen vakantiegeld en geen werkgeverspensioen. Veel financieel adviseurs raden aan om naast de belastingreservering nog eens 10 tot 20 procent van je omzet opzij te zetten voor een buffer, arbeidsongeschiktheid en pensioenopbouw, bijvoorbeeld via banksparen of een lijfrenterekening. Tel je alles bij elkaar op, dan is van die factuur van €1.000 uiteindelijk zo'n €500 tot €550 vrij besteedbaar.
Maak het jezelf makkelijk met vaste percentages
De sleutel is niet het exacte percentage, maar de gewoonte. Kies één vast systeem: bijvoorbeeld bij elke binnenkomende betaling direct 21 procent btw plus 35 procent belastingreservering wegzetten. Veel boekhoudprogramma's en zakelijke rekeningen kunnen dit tegenwoordig automatisch voor je doen met potjes of automatische doorboekingen. Controleer één keer per jaar, na je aangifte, of je percentage nog klopt bij je gestegen of gedaalde winst.
Onthoud de kern: van een factuur van €1.000 exclusief btw zet je €210 btw plus zo'n €300 tot €400 voor de inkomstenbelasting apart. Wat overblijft is jouw echte verdienste, en alles wat je aan het eind van het jaar te veel hebt gereserveerd, is een mooie meevaller in plaats van een probleem.
