Woont een werknemer 25 kilometer van het werk, dan mag je in 2026 onbelast 11,50 euro per werkdag vergoeden. Dat is 50 kilometer heen en terug maal de onbelaste vergoeding van 23 cent per kilometer. Bij vijf dagen per week en 46 werkweken komt dat uit op 2.645 euro per jaar, ruim 220 euro per maand.
De rekensom stap voor stap
Een werkgever mag een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer belastingvrij geven tot een maximum van 23 cent per kilometer. De afstand is de reisafstand van deur tot deur voor de enkele reis, die je twee keer telt voor een volledige werkdag. Voor een werknemer met 25 kilometer enkele reis ziet het er zo uit:
- Afstand per dag: 25 kilometer heen plus 25 kilometer terug is 50 kilometer
- Vergoeding per dag: 50 maal 0,23 euro is 11,50 euro
- Per jaar bij 230 werkdagen: 2.645 euro
- Per maand gemiddeld: 220,42 euro
Werkt de werknemer parttime of deels thuis, dan vergoed je alleen de dagen waarop hij of zij echt naar kantoor reist. Bij drie kantoordagen per week en 46 weken is dat 138 dagen en dus 1.587 euro per jaar.
Wat gebeurt er boven de 23 cent?
Geef je meer dan 23 cent per kilometer, dan is het meerdere belast loon voor de werknemer en moet je er loonheffing over inhouden. Wil je een hoger bedrag geven, bijvoorbeeld 30 cent per kilometer, dan is dat verschil van 7 cent over 50 kilometer, ofwel 3,50 euro per dag, belast. Je kunt de vergoeding ook als bruto loon uitkeren, maar dan gaat er belasting en premie van af. De onbelaste regeling is dus voor beide partijen voordeliger, zolang je binnen de grens blijft.
Geldt dit ook voor openbaar vervoer?
Voor een OV-abonnement of een bedrijfsfiets gelden andere regels. Een werkgever mag de werkelijke kosten van openbaar vervoer onbelast vergoeden, ook als die hoger liggen dan het bedrag per kilometer. Dat kan bij een lange reis, zeker met de trein, voordeliger zijn voor de werknemer. Je hebt dan wel een bewijs nodig van het abonnement of de kaartjes. Als je kiest voor een vaste vergoeding in je arbeidsvoorwaarden, leg dan schriftelijk vast hoe je de kilometers telt en bij welke afstand het bedrag wijzigt.
Wat leg je vast in de administratie?
Zorg dat je kunt aantonen dat de vergoeding voor reiskosten is en niet voor iets anders. Bewaar het arbeidscontract of de aanvullende afspraak, de afstand tussen de woonplaats en de werkplek, en een overzicht van de gereisde dagen. Een routeplanner met de kortste of snelste route is een prima basis. Voor de vakantie-uren bij een deeltijdcontract gelden weer eigen regels, dus houd die los van de reiskosten in je salarisadministratie. Neem je voor het eerst personeel aan, dan helpt het om de rest van het traject te overzien, zoals beschreven bij het aannemen van je eerste medewerker.
Reken één keer goed door
Stel de vergoeding voor het hele jaar vast in plaats van elke maand opnieuw uit te zoeken. Bij 11,50 euro per kantoordag weet je precies waar je aan toe bent, en je kunt in de planning zien wat een extra kantoordag kost. Controleer elk jaar of het maximumbedrag per kilometer nog klopt, want de Belastingdienst past dat bedrag soms aan.
