Wat is een vaststellingsovereenkomst?
Een vaststellingsovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst waarin werkgever en werknemer afspraken vastleggen om een geschil te voorkomen of op te lossen. In de praktijk wordt deze vaak gebruikt bij het beëindigen van een arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden. De werknemer stemt in met het ontslag en de voorwaarden, en de werkgever voorkomt daarmee een formele ontslagprocedure bij het UWV of de kantonrechter.
Waarom een vaststellingsovereenkomst gebruiken?
Voor werkgevers biedt een vaststellingsovereenkomst duidelijkheid, snelheid en voorspelbaarheid. Je onderhandelt direct met de werknemer over zaken als de einddatum van het dienstverband, de hoogte van de ontslagvergoeding, vrijstelling van werk en het inleveren van bedrijfseigendommen. Ook leg je afspraken vast over geheimhouding, concurrentie en het niet doen van negatieve uitlatingen. Dit verkleint de kans op latere discussies of juridische procedures.
Wanneer is een vaststellingsovereenkomst geschikt?
Een vaststellingsovereenkomst zet je in wanneer je samen met de werknemer tot een ontslagregeling wilt komen, zonder eenzijdige beëindiging. Dit kan bijvoorbeeld bij een verstoorde arbeidsrelatie, disfunctioneren, reorganisatie of langdurige arbeidsongeschiktheid waarbij terugkeer niet realistisch is. Essentieel is dat de werknemer vrijwillig instemt en de afspraken als redelijk ervaart.
Situaties waarin je beter geen vaststellingsovereenkomst gebruikt
In sommige situaties is voorzichtigheid geboden. Bij zieke werknemers kan een vaststellingsovereenkomst invloed hebben op het recht op een uitkering, bijvoorbeeld als het UWV oordeelt dat er sprake is van verwijtbare werkloosheid. Ook als er al een zwaar juridisch conflict loopt, kan een formele procedure soms veiliger zijn. Laat de juridische risico’s vooraf beoordelen, zeker bij complexe dossiers.
Belangrijke inhoudelijke afspraken voor werkgevers
In de vaststellingsovereenkomst is de formulering van de reden van beëindiging cruciaal. Vaak wordt gekozen voor een neutrale omschrijving, zodat de werknemer zijn of haar recht op een WW-uitkering behoudt. Daarnaast is het van belang dat je duidelijk vastlegt wat de transitie- of ontslagvergoeding is, hoe vakantiedagen worden afgerekend en of er nog bonussen of provisies verschuldigd zijn.
Rol van bedenktijd en juridische controle
Werknemers hebben recht op een wettelijke bedenktijd om op de overeenkomst terug te komen. Vermeld deze bedenktijd altijd helder in de tekst. Voor werkgevers is het verstandig de vaststellingsovereenkomst juridisch te laten controleren, zodat de afspraken aansluiten op de wettelijke regels en cao-bepalingen. Dit voorkomt dat de overeenkomst later wordt vernietigd of aangepast, met extra kosten en onzekerheid tot gevolg.
Hoe zet je de vaststellingsovereenkomst praktisch in?
Begin met een open gesprek met de werknemer over de wens om het dienstverband te beëindigen. Pas als daar bereidheid bestaat, leg je de afspraken in concept vast. Geef de werknemer de ruimte om advies in te winnen, bijvoorbeeld bij een jurist of vakbond. Een transparante en zorgvuldige aanpak vergroot de kans dat beide partijen de overeenkomst als eerlijk ervaren en daadwerkelijk tot een nette afronding komen.
