Ik werk als office manager bij een middelgroot bedrijf in de dienstverleningssector. Een van de minder glamoureuze onderdelen van mijn functie is het bijhouden van alles wat op kantoor draait: van de koffiemachine tot de internetverbinding en van de vergaderzalen tot de personeelsruimte. De meeste zaken pak ik proactief aan. Maar de televisie in de personeelsruimte, en die in de wachtruimte bij de receptie, die had ik al te lang laten zitten. Ze werkten, er werd niemand blij van maar ook niet ongelukkig, en dus bleven ze zoals ze waren. Totdat ik tijdens een intern kostenoverzicht vroeg wat we eigenlijk per jaar betaalden voor die twee aansluitingen. Het antwoord zette me aan het werk.
Hoe de situatie eruitzag voordat ik ingreep
Beide televisies waren aangesloten via een kabelabonnement dat al jaren geleden was afgesloten en sindsdien stilzwijgend was verlengd. De apparatuur was verouderd. De decoders waren traag, maakten af en toe geluid alsof ze elk moment konden bezwijken en moesten met enige regelmaat opnieuw worden opgestart. In de wachtruimte had een medewerker ooit een tijdschrift op de decoder gelegd omdat die zo lelijk stond, en dat tijdschrift lag er al twee jaar.
Het kabelabonnement zelf was niet goedkoop. Voor twee aansluitingen betaalden we per jaar een bedrag dat ik bij nader inzien liever had geïnvesteerd in iets wat daadwerkelijk bijdroeg aan de werkbeleving van onze medewerkers of aan de indruk die we op bezoekers maakten. De televisies werden voornamelijk gebruikt voor nieuws en sport tijdens lunchpauzes, en de decoder in de wachtruimte stond vrijwel altijd op een willekeurige nieuwszender die niemand actief had gekozen.
Wat ik ontdekte tijdens mijn onderzoek naar alternatieven
Ik begon met een brede oriëntatie. Ik wilde weten of er een manier was om dezelfde functie te vervullen, maar dan zonder de verouderde hardware, zonder de hoge abonnementskosten en met meer flexibiliteit in wat we zouden kunnen aanbieden. Dat onderzoek bracht me snel bij iptv, televisie via het internet.
Het concept was mij in grote lijnen bekend, maar ik had het nooit serieus overwogen voor een zakelijke omgeving. Na wat lezen begreep ik waarom het ook voor kantoren interessant is. IPTV maakt gebruik van de bestaande internetinfrastructuur die al aanwezig is in het pand. Je hebt geen aparte coaxaansluiting nodig, geen decoders die onderhoud vereisen en geen monteur die elk jaar langs moet voor een keuring. Je installeert een app op een geschikte televisie of mediaspeler, koppelt die aan een abonnement en het werkt.
Voor een kantooromgeving betekent dit dat je het systeem eenvoudig kunt uitbreiden naar meerdere schermen zonder per locatie een apart kabelcontract af te sluiten. De flexibiliteit was precies wat ik zocht, omdat we in de komende periode ook in een grotere vergaderruimte een televisie wilden installeren.
Hoe de implementatie in de praktijk verliep
Na mijn oriëntatie besloot ik een proefperiode aan te vragen. Ik testte eerst op de televisie in de personeelsruimte, omdat die het meest wordt gebruikt en omdat ik de reactie van medewerkers wilde afwachten voordat ik verdere stappen zette. De installatie kostte minder dan een halfuur. Onze bestaande smart-tv ondersteunde de benodigde app direct, zodat we geen extra hardware hoefden aan te schaffen.
Wat meteen opviel, was de beeldkwaliteit. Die was merkbaar beter dan wat we gewend waren van de oude kabelverbinding via de verouderde decoder. De programmagids was overzichtelijk en actueel, en medewerkers konden zelf eenvoudig van zender wisselen zonder dat de interface hen in de weg zat. Na een week vroeg ik informeel aan een aantal collega's of ze iets anders hadden gemerkt. De reacties waren positief, zonder dat ik had verteld dat er iets was veranderd.
Op basis van die ervaringen besloot ik over te gaan tot IPTV kopen voor alle drie de locaties in ons pand. De twee bestaande televisies en de derde die we wilden toevoegen zijn nu allemaal via hetzelfde abonnement aangesloten. De maandelijkse kosten liggen significant lager dan wat we voorheen betaalden voor alleen de twee kabelaansluitingen.
Wat deze verandering heeft opgeleverd voor de werkvloer
De meest zichtbare verandering is die in de wachtruimte. Waar vroeger een willekeurige zender stond die niemand had gekozen, wordt nu bewust gekozen voor een nieuwszender die past bij onze uitstraling als bedrijf. De televisie laadt snel op, de interface ziet er modern uit en bezoekers die in de wachtkamer zitten, reageren positief.
In de personeelsruimte merken medewerkers de verbetering in beeldkwaliteit en in de mogelijkheid om eenvoudig terug te kijken naar nieuws of sport dat ze eerder hebben gemist. Dat klinkt misschien klein, maar het draagt bij aan de sfeer tijdens lunchpauzes, en lunchpauzes die goed zijn ingericht dragen op hun beurt bij aan het welzijn en de productiviteit van medewerkers. Dat is een verband dat ik als office manager graag zie.
De les die ik hieruit heb getrokken, is dat kleine infrastructurele keuzes op de werkvloer meer invloed hebben dan ze op het eerste gezicht lijken. En dat het regelmatig doorlichten van vaste kosten niet alleen geld oplevert, maar soms ook leidt tot een betere oplossing dan je oorspronkelijk had.
