Waarom een interne nieuwsbrief juist voor mkb-bedrijven werkt
In veel Nederlandse mkb-bedrijven gaat belangrijke informatie nog via losse e-mails, vergaderingen of wandelganggesprekken. Het gevolg is dat medewerkers vaak niet precies weten wat er speelt in het bedrijf. Een interne nieuwsbrief kan dat probleem oplossen, juist omdat het een vast moment en een vaste vorm biedt om zakelijk nieuws, resultaten en plannen te delen.
Voor kleinere en middelgrote organisaties is een nieuwsbrief bovendien laagdrempelig. Je hebt geen duur intranet of uitgebreid communicatie-team nodig. Met een duidelijk format en een vaste frequentie kun je als ondernemer of manager zelf de regie houden over wat medewerkers weten, voelen en doen.
Stap 1: bepaal het doel van je nieuwsbrief
Voor je de eerste editie verstuurt, is het belangrijk dat je kiest wat de nieuwsbrief vooral moet doen. Wil je medewerkers vooral informeren over zakelijk nieuws, zoals nieuwe klanten, projecten en cijfers? Wil je gedrag beïnvloeden, bijvoorbeeld meer aandacht voor veiligheid, klantgerichtheid of innovatie? Of wil je de verbinding tussen afdelingen versterken door verhalen uit de organisatie te delen?
Kies één hoofddoel en maximaal twee neven-doelen. Zo voorkom je dat de nieuwsbrief een verzameling losse berichten wordt waar geen duidelijke lijn in zit. Een helder doel helpt je ook bij het bepalen van terugkerende rubrieken en bij de keuze van onderwerpen.
Stap 2: kies een vast format met herkenbare rubrieken
Een interne nieuwsbrief wordt sneller gelezen als medewerkers precies weten wat ze kunnen verwachten. Werk daarom met een vast format en terugkerende rubrieken. Denk aan een kort zakelijk overzicht met de belangrijkste resultaten of nieuws, een rubriek waarin je een collega of team uitlicht, en een korte vooruitblik op belangrijke data of projecten.
Beperk de totale lengte, zodat medewerkers de nieuwsbrief in vijf tot tien minuten kunnen lezen. Dat dwingt je om keuzes te maken en alleen het meest relevante zakelijke nieuws op te nemen. Lange achtergrondverhalen kun je beter als apart artikel op het intranet of in een aparte mail delen.
Stap 3: schrijf zakelijk, maar menselijk
De toon van je interne nieuwsbrief mag zakelijk zijn, maar voorkom dat de tekst afstandelijk of vol jargon raakt. Medewerkers willen begrijpen wat het nieuws voor hun dagelijkse werk betekent. Schrijf daarom kort en concreet, leg vaktermen uit en koppel nieuws aan impact. Als er bijvoorbeeld een nieuwe grote klant is binnengehaald, benoem dan wat dat betekent voor planning, werkdruk of groei.
Gebruik waar mogelijk citaten van collega’s of leidinggevenden. Een korte quote maakt een artikel persoonlijker en helpt om abstracte zakelijke beslissingen tastbaar te maken. Zorg er wel voor dat de kern van de informatie ook zonder de quote duidelijk blijft.
Stap 4: bepaal de juiste frequentie en verzendmoment
Veel mkb-bedrijven twijfelen tussen wekelijks, tweewekelijks of maandelijks versturen. In de praktijk werkt een vaste, niet te hoge frequentie vaak het best. Maandelijks of tweewekelijks is voor de meeste organisaties een goede balans: vaak genoeg om actueel te blijven, maar niet zo vaak dat medewerkers afhaken.
Kies daarnaast een vast verzendmoment, bijvoorbeeld elke eerste dinsdag van de maand in de ochtend. Medewerkers weten dan wanneer ze de nieuwsbrief kunnen verwachten en kunnen er tijd voor inplannen. Meet na een paar edities hoe vaak de nieuwsbrief wordt geopend en vraag actief om feedback om de frequentie eventueel bij te stellen.
Stap 5: maak eigenaarschap en follow-up zichtbaar
Een interne nieuwsbrief werkt alleen als duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de inhoud en opvolging. Wijs daarom één eigenaar aan, bijvoorbeeld iemand van communicatie of een directielid, en benoem dit in de nieuwsbrief. Nodig medewerkers actief uit om nieuws, vragen en ideeën aan te leveren, en laat in volgende edities zien wat er met die input is gedaan.
Verbind de nieuwsbrief tenslotte aan andere zakelijke momenten, zoals teamoverleggen of kwartaalmeetings. Bespreek kort de belangrijkste punten uit de laatste editie en vraag collega’s of alles helder is. Zo wordt de nieuwsbrief geen eenrichtingsverkeer, maar een vast onderdeel van de zakelijke communicatiecultuur binnen je bedrijf.
