Tijdregistratie is het registreren van gewerkte tijden per medewerker, project, order en/of activiteit. Je noteert de begin- en eindtijden van werkzaamheden en voegt context toe. Denk bijvoorbeeld aan een project, een klant of een order.
Waarom is tijdregistratie voor ieder bedrijf belangrijk?
Je factureert correct en volledig doordat je precies weet hoeveel tijd aan welke klant, opdracht, order of kostenplaats is besteed.
Je bewaakt winstmarges en de planning doordat je per project en per rol inzicht krijgt in de doorlooptijd en arbeidskosten.
Je verbetert productiviteit doordat je ziet waar werk blijft liggen en welke activiteiten veel tijd opslokken. Die vragen dus aandacht om te kijken of de werkzaamheden efficiënter uitgevoerd kunnen worden.
Je voorkomt discussies doordat je transparant kunt aantonen welke uren wanneer zijn gemaakt.
Wat zijn de wettelijke eisen voor aan tijdregistratie*?
Je moet de geregistreerde tijden 52 weken bewaren.
Je moet arbeidstijden kunnen aantonen doordat de Arbeidstijdenwet vraagt dat je werk en rusttijden kunt verantwoorden richting toezichthouders.
Je werkt volgens privacywetgeving doordat je alleen noodzakelijke gegevens vastlegt, bewaartermijnen instelt en toegang via rollen en rechten beperkt.
Je borgt audittrail doordat je wijzigingen en goedkeuringen kunt reconstrueren als daarom wordt gevraagd.
Let op. Onderstaande is algemene informatie en geen juridisch advies. Check altijd jouw sector en cao voor de precieze invulling voor jouw bedrijf.
Wat is beter: tijdregistratie software of uren registreren in een Excel bestand?
Wanneer uren registreren in Excel volstaat
Je werkt alleen of in een klein team met eenvoudige projecten en één tarief.
Je gebruikt uren vooral voor interne verantwoording en niet om maandelijks op te factureren.
Je hebt geen behoefte aan rolrechten, goedkeuringen en integraties met andere systemen.
Wanneer tijdregistratie software de betere keuze is
Je factureert regelmatig op uurbasis en wilt foutloze factuurruns met tarieven, projecten en contractafspraken.
Je wilt een duidelijk proces met registreren, goedkeuren en verantwoorden van uren, zodat leidinggevenden en projectleiders allemaal op dezelfde manier werken.
Je hebt behoefte aan realtime inzicht in de benutting, voortgang en marges per klant, project en/of medewerker.
Je wilt de tijdregistratie integreren met de boekhouding, HR en planningsoftware, zodat export en import overbodig worden.
Concrete voordelen van tijdregistratie software ten opzichte van Excel
Je registreert tijd sneller doordat timers, favorieten en standaardwaarden handmatig overtypen vervangen.
Je voorkomt fouten doordat je niet meer handmatig uren hoeft te registreren.
Je hebt altijd een kloppende onderbouwing voor de facturatie.
Je krijgt beter inzicht doordat dashboards en rapporten direct laten zien waar tijd en marge verdwijnen, doordoor kun je efficiencyslagen maken.
Je werkt consistenter doordat iedereen in dezelfde omgeving met dezelfde definities registreert.
Je waarborgt de privacy en compliance doordat bewaartermijnen van geregistreerde uren en toegangsrechten instelbaar zijn per datadoel.
Wat kies je: Excel of professionele software?
Voor kleine bedrijven die uren vooral intern gebruiken is urenregistratie in Excel in principe voldoende. Factuur je op uurbasis, wil je de foutmarge zo klein mogelijk houden, eenvoudig aan wetgeving voldoen en waardevolle inzichten krijgen voor efficiencyverbeteringen? Kies dan voor een professionele oplossing, zoals Atrea tijdregistratie software.
Bonustip over toegangscontrole: naast tijdregistratie software zijn er nog andere interessante hulpmiddelen om je bedrijf verder te professionaliseren als het om registratie gaat.
Denk bijvoorbeeld aan een systeem voor toegangscontrole, waarmee je niet alleen kunt monitoren wanneer iemand werkt, maar ook weet in welke ruimte iemand is. Dit is onder andere waardevol in geval van calamiteiten en om ervoor te zorgen dat medewerkers alleen toegang krijgen tot de ruimtes waar ze mogen komen.
