Een bestelling komt binnen, de voorraad moet worden aangepast, de klant verwacht een bevestiging en uiteindelijk moet er een factuur en verzendlabel worden aangemaakt. Bij een kleine webshop zijn veel van deze werkzaamheden nog prima handmatig uit te voeren. Naarmate het aantal bestellingen groeit, kan dat echter behoorlijk wat tijd gaan kosten. Het kan daarom interessant zijn om delen van de orderverwerking te automatiseren. Dit kan tijd besparen en maakt het proces bovendien overzichtelijker.
Begin bij terugkerende handelingen
Kijk eerst naar het traject dat een bestelling aflegt. Wat gebeurt er vanaf het moment dat een klant op de bestelknop drukt totdat het pakket wordt verzonden? Vaak zijn er meerdere terugkerende handelingen. Denk aan het versturen van een orderbevestiging of het aanpassen van de voorraad. Ook het maken van facturen is een repetitieve handeling. Juist zulke voorspelbare stappen zijn geschikt om te automatiseren. Een webshop kan bijvoorbeeld automatisch een orderbevestiging versturen en een bestelling doorzetten naar andere bedrijfssystemen. Medewerkers hoeven dan vooral aandacht te besteden aan situaties die afwijken van het standaardproces.
Laat verschillende systemen samenwerken
Automatisering wordt vooral interessant wanneer de webshop gekoppeld wordt aan andere systemen. Denk aan boekhoudsoftware, voorraadbeheer, ERP-software en systemen van vervoerders. Een Exact Online webshop kan bijvoorbeeld gekoppeld worden aan de administratie, zodat relevante gegevens van webshoporders automatisch worden uitgewisseld. Daardoor hoeven order- en klantgegevens niet steeds opnieuw handmatig ingevoerd te worden. Welke gegevens je precies wilt synchroniseren, hangt af van je bedrijfsproces en de gebruikte koppeling. Denk bijvoorbeeld aan bestellingen, klantinformatie, producten en voorraad. Het is daarom van belang om op voorhand al te bedenken welk systeem leidend zal zijn.
Wanneer processen complexer worden
De technische behoeften verschillen per webshop. Voor een kleine webshop met één verkoopkanaal kan een eenvoudige oplossing voldoende zijn. Heb je meerdere magazijnen, verkoop je via verschillende kanalen of wordt de logistiek ingewikkelder? Dan heb je al snel systemen nodig die meer aankunnen. In zo'n situatie kan een Exact Globe webshop onderdeel zijn van een bredere ERP-omgeving. Hiermee verbind je de webshop en bedrijfssoftware met elkaar en zo kunnen gegevens tussen verkoop, administratie en logistiek worden uitgewisseld.
Houd rekening met uitzonderingen
Een geautomatiseerd proces moet niet alleen werken bij een standaardbestelling. Het is juist goed om bedachtzaam te zijn op wat er gebeurt met uitzonderingen en speciale bestellingen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer een betaling mislukt of een product onverwacht niet leverbaar is? Breng zulke situaties vooraf in kaart en bepaal wanneer het systeem zelfstandig verder kan en wanneer een medewerker moet ingrijpen. Test de koppelingen daarom eerst met verschillende soorten bestellingen voordat je het proces volledig in gebruik neemt. Betrek daar ook medewerkers bij die dagelijks orders verwerken. Zij weten vaak welke uitzonderingen in de praktijk regelmatig voorkomen.
