Wat is het UBO-register precies
Het UBO-register is een register waarin de uiteindelijk belanghebbenden van een organisatie worden vastgelegd. UBO staat voor ultimate beneficial owner. Dit zijn de natuurlijke personen die uiteindelijk aan de touwtjes trekken, bijvoorbeeld doordat zij een aanzienlijk aandelenbelang hebben of feitelijk de controle uitoefenen. Het UBO-register maakt dus zichtbaar wie er achter een bedrijf of organisatie schuilgaat.
In Nederland is de Kamer van Koophandel verantwoordelijk voor de registratie. Het UBO-register is ingevoerd om witwassen, belastingontduiking en de financiering van terrorisme moeilijker te maken. Door transparant te maken wie er daadwerkelijk profiteert van een onderneming, kunnen banken, toezichthouders en opsporingsdiensten beter risico’s inschatten en misbruik signaleren.
Welke organisaties moeten een UBO registreren
Veel organisaties die in het handelsregister zijn ingeschreven, moeten een UBO registreren. Denk aan bv’s, nv’s, vof’s, maatschappen, coöperaties en stichtingen. Eenmanszaken vallen buiten de verplichting, omdat er maar één natuurlijk persoon is die volledig eigenaar is. Ook sommige verenigingen en publiekrechtelijke rechtspersonen hebben geen registratieplicht. Voor de meeste ondernemers met een rechtspersoon als rechtsvorm is inschrijving echter wel verplicht.
Wie geldt als UBO binnen jouw bedrijf
Wie als UBO wordt gezien, hangt af van de rechtsvorm en de eigendomsstructuur. Over het algemeen gaat het om natuurlijke personen die rechtstreeks of indirect een aanzienlijk belang hebben in het kapitaal of de zeggenschap. Vaak wordt gekeken naar het percentage aandelen, stemrechten of het recht op winst. Kom je op basis daarvan niet tot een duidelijke persoon, dan kan een hoger leidinggevend persoon als pseudo UBO worden aangewezen, bijvoorbeeld een bestuurder of directielid.
Praktische voorbeelden van UBO’s
Bij een bv zijn meestal de aandeelhouders met een substantieel belang de UBO’s. Bij een vof of maatschap zijn dat doorgaans de vennoten of maten. Bij een stichting wordt vaak gekeken naar de bestuurders of anderen die doorslaggevende invloed hebben op het beleid. Belangrijk is dat je per situatie nagaat wie feitelijk de touwtjes in handen heeft, ook als dit via een holding, tussenvennootschap of familieconstructie loopt.
Waarom is inschrijving in het UBO-register verplicht
De inschrijving in het UBO-register is verplicht omdat de overheid transparantie wil creëren over eigendom en zeggenschap binnen bedrijven en andere organisaties. Dit helpt bij het voorkomen van misbruik van ondernemingen voor criminele activiteiten. Voor jou als ondernemer is naleving belangrijk om aan de wet te voldoen, problemen met de bank te voorkomen en geloofwaardig te blijven richting zakenpartners.
Gevolgen als je niet of onjuist registreert
Als je geen UBO registreert terwijl dat wel verplicht is, loop je het risico op handhavend optreden. Daarnaast kunnen banken extra vragen stellen of diensten weigeren als je UBO-gegevens niet op orde zijn. Ook bij due diligence onderzoeken, bijvoorbeeld bij een overname of nieuwe financiering, wordt steeds vaker gecontroleerd of de UBO registratie klopt. Het tijdig en zorgvuldig registreren van de juiste personen voorkomt vertraging, kosten en mogelijke sancties.
Hoe pak je de UBO-registratie praktisch aan
Om de UBO registratie goed te regelen, begin je met het in kaart brengen van de eigendoms en zeggenschapsstructuur van jouw organisatie. Bepaal vervolgens wie volgens de wettelijke criteria als UBO moet worden aangewezen. Daarna dien je via de Kamer van Koophandel de benodigde gegevens in, zoals naam, geboortedatum, woonland, aard en omvang van het belang en een geldig identiteitsbewijs. Houd wijzigingen in aandelenverhoudingen, bestuur en zeggenschap bij, zodat je het register tijdig kunt actualiseren.
Tips voor ondernemers op Zakelijkvandaag
Leg intern duidelijk vast wie als UBO’s zijn aangewezen en op basis van welke criteria. Controleer regelmatig of de gegevens nog actueel zijn, zeker bij nieuwe investeerders, herstructureringen of wijzigingen in het bestuur. Bespreek bij belangrijke beslissingen met je accountant, fiscalist of juridisch adviseur of er consequenties zijn voor de UBO’s. Door het UBO register serieus te nemen, verklein je risico’s en laat je zien dat jouw bedrijf transparant en professioneel is georganiseerd.
